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Wirtschaftliches und effizientes Gebäude- und Flächenmanagement für Hochschulen in Baden-Württemberg

bwCAFM – gemeinsames Engagement für Effizienz

Im Projekt bwCAFM haben sich 23 Hochschulen aus Baden-Württemberg zusammengetan um unter Federführung der Hochschule Reutlingen systemoffen ein gemeinsames CAFM auszuwählen, das die gemeinsamen Grundfunktionen abdeckt und dennoch individuelle Anpassungen für die einzelnen Hochschulen erlaubt.

Projektziel

Das Ziel des Projekts ist der wirtschaftliche Betrieb der Gebäude und eine effiziente Nutzung zur Unterstützung des Klimaschutzes, vor allem Einsparung von CO2. Um dies zu erreichen, wird bis Ende 2026 ein modulares CAFM-System ausgewählt, beschafft und konzeptionell bei der Einführung unterstützt. Zu diesem Zweck werden unter anderem folgende Schritte unternommen: 

  • Bedarf unter Mitwirkung der Partnerhochschulen ermitteln  
  • Markterkundung
  • Anforderungskatalog erstellen  
  • Systemkontext klären  
  • Schnittstellen identifizieren  
  • Leistungsbeschreibung erstellen  
  • Ausschreibung vorbereiten bzw. durchführen  
  • Software testen  
  • Auftragsvergabe vorbereiten bzw. vergeben  
  • Relevante Prozesse betrachten 
  • Konzept zur Systemeinführung erstellen  
  • Konzept zur Anpassung von Verwaltungs- und Geschäftsprozessen erstellen  
  • Betriebskonzept erstellen  

Das Projekt begann im November 2023 und wird Ende Oktober 2026 abgeschlossen sein.

Projekt Hintergrund und Ausgangslage

Interesse an einer Zusammenarbeit bei der Suche nach einem CAFM-System war groß beim Workshop zum Thema CAFM in Mannheim im Frühjahr 2023. So entstand die Idee, gemeinsam ein Bedürfnis vieler Hochschulen zu befriedigen. Das Auswahlverfahren für das CAFM-System durch das Projekt bwCAFM ermöglicht den Hochschulen in BW eine Zusammenarbeit zum Nutzen aller.

Effizienz

HAWen, PHen, Musik- und Kunsthochschulen in Baden-Württemberg haben durch den Hochschulfinanzierungsvereinbarung I + II (HoFV) den gesetzlichen Auftrag ein effizientes Flächenmanagement zu betreiben, da dadurch u.a. ein maßgeblicher Beitrag zur CO2-Einsparung geleistet wird.

Voraussetzungen

Voraussetzung für das effiziente Flächenmanagement ist ein aktueller Datenbestand hinsichtlich Flächen, Verteilung, Merkmalen, Nutzung, Kosten(stellen) usw. Moderne Computer-Aided-Facility-Management (CAFM)-Systeme bieten diese Features.

Ansätze

Es gibt bestehende Ansätze für CAFM an Hochschulen . Einige Systeme werden jedoch nicht mehr weiterentwickelt. Gewünscht wird ein modernes CAFM-System, das mit dem technologischen Fortschritt Schritt halten kann.

Funktionalitäten

Viele Hochschulen wünschen sich uber das Flächenmanagement hinaus weitere Funktionalitäten, die den Gebäudebetrieb unterstützen, z.B. Wartungsverträge, Ausstatungsmerkmale, Tickesysteme, usw.

Betriebsleitung

Die Betriebsleitung Vermögen und Bau ist von Morada auf PIT-FM umgestiegen. PIT-FM wird innerhalb der nächsten 2-3 Jahren auf die Ämter ausgerollt. Eine gewisse Kompatibilität, die eine einfache Übertragung und den Austausch von Informationen zwischen Vermögen und Bau und den Hochschulen ermöglicht, wäre ein Vorteil.

Schnittstellen

Es gibt landesweit (BW) unterschiedliche System-Schnittstellen. Obwohl die Anbieter technisch in der Lage sind, die Schnittstellenanforderungen der Hochschulen zu erfüllen, sind nur wenige Schnittstellen standardisiert. Dies kann die Kosten für ein CAFM-System in die Höhe treiben.

Unser Projektteam

Unser Team aus Hochschule Reutlingen kümmert sich um die Bedürfnisse des Projekts, von der Projektleitung bis zur Einbringung und Koordination von Fachwissen.

Martina Rudolf

bwCAFM Projektleiterin

Christian Kücherer

Projektsteuerung und wissenschaftliche Begleitung

Britta Aretz

Teamassistenz